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中文标题【组织你的空间】

这里有一些小技巧能够帮助访问你网站的用户都能找到他们需要的内容,同时也能找到那些内容对他们来说是重要的。

本页中的内容:

应该如何在我的空间中组织内容?

页面和博客

你在 Confluence 中创建的任何内容,从会议记录到回顾和任何中间的内容,不管来源是博客和页面。

  • 你的主页将是任何访问你网站中的用户首先看到的内容。为了让用户更加容易的找到他们需要查找的内容,你需要使用一些宏来对你的主页进行规划,同时还需要在你的空间中包含一些有用的信息。请参考 Set up a Space Home Page 页面中的内容来获得更多的信息。
  • 如果你创建的一些内容有时间显示,也不打算在后期做更多更新的话,请创建博客页面。你的博客页面将会滚动显示到最老的内容。如果你的用户有兴趣查看的话,他们也能够查看到最老的内容。
  • 如果你创建的内容是最新的,但是这些内容可能会随着之间的变化有所改动的话,你可以将这些内容创建为页面。页面是可以嵌套的,因此每一个页面都可以有自己的子页面,这样可以让你将页面整理为分类或者子分类。

配置边栏

你可以对变量进行配置,这样有助于你的用户更好的在你的空间中导航访问内。请访问 Configure the Sidebar  页面中的内容获得更多的信息。

在边栏中有关空间的的快捷链接部分将会链接你到重要的内容。你可以用这个链接来高亮显示在你空间中认为比较重要的内容,或者其他空间中的一些相关内容,,也可以是你空间以外的相关内容。

导航部分显示了你空间的所有页面列表,包括有页面的属,子页面格式。如果你仅仅希望一些内容可以在边栏中访问到,你可以将这个导航进行隐藏,然后在空间的快捷方式链接下面显示一些你希望显示的内容就可以了。

使用标签

标签是你可以添加到页面,博客页面和附件中关键字或者标记(tags)。

  • 通过定义你自己的标签可以使用这些标签来进行分类,识别或者书签 Confluence 中的内容。例如,如果你希望指定标签为 'accounting' 为你站点中的所有相关页面,你可以进行下面的操作:
  • 使用 Content by Label Macro 来为你的空间按照标签分类组织内容。
  • 在页面中的标签可以定义多个,因此你可以在页面中定义不限制数量的标签。页面将会按照你定义的所有标签进行分类。请参考 Use Labels to Categorize Spaces 页面中的内容来获得更多信息。

如何保持我空间的整洁?

如果你有很多用户在同一个空间中编辑和创建内容,你的空间将会很快的变得混乱不堪。你可以使用下面的一些步骤来避免这个的发生。

创建一系列的指南

  • 让你的合作编辑用户知道创建页面的上级页面是什么,这样可以保证内容不会放错地方。
  • 确定每一个页面,博客页面的和附件的标签,这样能够保证内容更加整洁。
  • 添加一个链接到 空间快捷链接(Space Shortcuts)部分,这样能够让你更加容易找到需要的内容。

使用页面蓝图

Blueprints 是一个预定义格式,宏和示例内容的模板。你可以为每一个空间自定义蓝图。请参考 customize these Blueprints 页面中的内容。每一个从蓝图中创建的内容都会在边栏中有自己的索引。例如,如果你是使用了 Meeting Notes Blueprint,你可以在边栏中选择 'Meeting Notes' 来查看在你空间中的所有会议记录。

从模板宏进行创建

为了让其他的空间贡献者的使用更加简单,你可以使用 Create from Template Macro。从空间模板中创建宏能够让你添加一个按钮到页面链接来指向到你选择的特定模板。当这个按钮被单击后,宏编辑器将会打开,并允许你添加一个新的页面和从基于给定的模板中添加内容。

创建你自己的页面模板

Create your own templates 能够让你将内容格式化成相同的格式。例如,如果希望创建一个通用报表,使用相同的查询语句的话,创建一个模板会使用头部,日期变量,表针对任何图形是相同的。每次你创建页面的时候,你只需要输入不同的参数,模板将会自动计算后将结果返回,这样能够避免你重新从空白页面创建所有的内容。

如何让我的小组成员知道那些内容是重要的?

如果你的 Confluence 中已经有了很多内容,定义那些内容是重要看起是一件艰巨的任务 —— 但是下面的一些特性能够帮助你的小组确定那些内容是他们应该关心的。

我的空间(My Spaces)

添加任何你希望快速导航的空间到 我的空间(My Spaces)列表中。这个列表可以在主面板下找到和空间目录下找到。同时你还可以使用 Spaces List Macro  来在页面和博客页面中显示出来。

希望添加一个空间到我的空间列表中,你可以选择导航到你希望添加的空间或者在空间目录(Space Directory)中找到你希望添加的空间。然后单击空间名称边上的星号图标。希望将一个空间从我的空间中删除,取消选择空间边上的星号图标就可以了。

为以后保存(Save for later)

如果你仅仅希望链接一些特定的页面和博客页面而不是整个空间的话。你可以选择保存为以后(Save for later),这些内容将会显示在你的主面板和你的属性页面中,你可以选项 Favorite Pages Macro 来显示你已经选择保存为以后的列表。

关注一个页面,博客页面或空间

如果你希望跟踪一个页面,博客页面或者整个空间的所有内容的修改,你可以选择 关注(watch)它们。关注任何内容意味着当这些页面的内容有了修改后,你将会收到电子邮件的更新通知。这些修改包括页面更新,删除,文件附件添加修改以及评论内容的添加。

  • 希望对一个页面进行关注,导航到你希望关注的页面中,然后选择 关注(Watch ) >  关注页面(Watch page)。或者你希望关注整个空间,选择 关注这个空间的所有内容(Watch all content in this space)
  • 希望关注一个博客,导航到你希望关注的博客中,然后选择 关注这个博客(Watch this blog)
  • 希望停止关注,取消选择关注的选择框就可以了。

你可以对关注你空间的用户进行管理。有时候这个功能也是非常有用的,例如,你已经创建了一个新的项目,同时你也希望你的项目小组成员对项目的进展有所了解,获得有关的通知。你可以进入空间的关注(Watch ) > 管理关注者(Manage Watchers),在关注这个空间(Watching this space)下面你可以对关注的用户进行添加和删除。

@mentions

使用 @mentions 功能能够让你希望其他用户对这个内容进行评论或者修改,或者将一些任务指派给其他用户。这个功能称为提及(mentions)。提及用户的工作原理和标签是类似的。当用户被提及以后,这些用户将会马上收到电子邮件的通知,然后可以通过电子邮件中提供的连接访问相关的页面或博客页面。如果你是通过 creating a task 来提及用户的,这些任务将会被指派给提及的用户,同时这些任务也能够让他们在他们的属性页中找到。

你可以使用这个功能来代替电子邮件 —— 如果你希望某个人查看某些内容的时候,添加更多的信息或者同意某些东西。你可以非常简单的在 Confluence 中进行工作然后将任务指派给需要的人。他们可以在 Confluence 中对内容进行修改,评论等操作。同时他们还可以通过提及你来让你知道他们的工作已经完成了。


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